Tendencias en eventos

Así se elige el espacio perfecto para tu evento

18/1/2023

Acierta a la hora de contratar venues con estas 5 claves

Cuando organizamos un evento, el elemento indispensable que determinará el éxito del mismo será el espacio en el que se celebra. Que el venue seleccionado cumpla con las necesidades de la organización será definitivo para lograr un resultado final inolvidable. 


El espacio de tu evento, su valor diferencial

Cada evento tiene unos requisitos específicos, y por ello será necesario analizar al detalle cada espacio antes de elegir el lugar donde se va a celebrar. ¡Recarga tu inspiración siguiendo estas claves y aprende a elegir el mejor!


1. Espacio abierto o cerrado

 

Además de la ubicación, es muy importante definir si queremos que el evento se celebre al aire libre o en un espacio cerrado. Habrá que tener en cuenta el clima que habrá en la época del año que se va a celebrar. ¡Pero no te fíes! Buscar siempre un plan B por si las condiciones meteorológicas cambian. 

Respecto a la ubicación perfecta, esta depende del tipo de evento que se está organizando:

  • Si el evento es empresarial, el espacio estará en una gran ciudad o en sus alrededores
  • Si el evento es de ocio, un espacio retirado será una buena opción

En cualquier caso, es muy importante que el espacio sea accesible tanto en transporte público como privado. 


2. Aforo y número de invitados


Asegúrate de que el aforo del espacio es suficiente para alojar a todos los invitados. Tan importante es no quedarse corto como no pasarse: si el espacio es demasiado grande, dará sensación de vacío y parecerá que la asistencia ha sido menor. 


Lo ideal es que los espacios sean flexibles, diáfanos, dinámicos, versátiles y que permitan adaptarnos a posibles cambios en el número de asistentes. 


3.  Estética del evento


El espacio elegido debe ser fiel a la naturaleza del evento, y por ello será clave que el storytelling vaya de la mano. Habrá que tener en cuenta el mensaje que se quiere transmitir y si el espacio responde a estos valores. 

Un punto importante será la capacidad para decorar y personalizar el evento: aunque hay clientes que buscan que sus eventos respiren la marca, sin embargo para otros no es tan necesario hacer branding durante el evento. 


4. Catering


La gastronomía que se ofrece en el evento también lo define. ¿El catering que ofrece el espacio tiene diferentes opciones que se adaptan a las necesidades? ¿Es posible llevar el catering externo que hayamos seleccionado previamente? 


Que el espacio ofrezca servicio y asesoramiento especializado es un plus a tener en cuenta a la hora de seleccionar un espacio. El objetivo es que los invitados disfruten del evento, por lo que cuanto más variada sea la oferta, será más fácil acertar con la elección. 


5.  Sostenibilidad y accesibilidad 


Una de las solicitudes que más hacen los clientes es que todos los elementos que intervienen en la organización del evento sean respetuosos con el medioambiente. Además, buscan que el evento sea accesible para todas las personas y apuestan, cada vez más, por la diversidad tanto en los asistentes como en los organizadores. 


¡Y no te olvides de chequear el presupuesto con el que cuentas! Algunos espacios ofrecen servicios adicionales que facturan aparte, por lo que será fundamental comprobarlo todo antes de contratar los servicios. 


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