Adictos a la adrenalina, con una gran capacidad de trabajo y esfuerzo y sin miedo ante los retos, los organizadores de eventos están hechos de otra pasta. Aunque es una de las profesiones que más estrés conlleva, también produce una gran satisfacción comprobar que el evento ha salido tal y como estaba planeado.
Además de una gran pasión por este trabajo, existe una serie de habilidades imprescindibles que todo organizador de eventos debería tener para que los resultados sean un éxito:
El tiempo suele correr en contra de los organizadores de eventos, por lo que estos deben ser capaces de hacer una buena gestión del mismo para lograr optimizarlo.
Además, cuando se planifica la escaleta tendrán en cuenta que el evento no sea demasiado corto ni que se exceda de tiempo, que se compensen bien las dinámicas así como evitar que haya espacios vacíos en los que los asistentes podrían perder el hilo del mensaje.
Durante la organización de un evento, los nervios están a flor de piel y una de las responsabilidades del organizador de evento es mostrar tranquilidad y transmitir que todo está bajo control.
El trabajo previo es fundamental para plantear diferentes escenarios que puedan surgir, sin embargo los organizadores de eventos deben tener una gran capacidad de improvisación que garantice que cualquier imprevisto va a ser solventado de forma exitosa.
Los organizadores de eventos tienen la capacidad de hacer que, aunque dos eventos se celebren en el mismo lugar, parezca que son completamente diferentes. Para ello, deberán ser creativos desde el primer brainstorming hasta que cualquier imprevisto requiere ser ingenioso a la hora de resolverlo.
Además, los organizadores de eventos le dan mucha importancia a los pequeños detalles: la calidad del papel de una minuta, los juegos y combinaciones a la hora de decorar o los regalos que se entregan a los asistentes pueden suponer un cambio drástico en el la percepción que tengan los asistentes al evento.
Clientes, proveedores, patrocinadores, invitados… Los organizadores de eventos hablan y se coordinan con un elevado número de personas de forma diaria, por lo que es fundamental cerciorarse de que el mensaje ha quedado claro para todas las partes. De esta forma se asegurarán de que todo funciona sin problemas y que todas las personas involucradas van a cumplir su función.
Además, el organizador de eventos debe dar un excelente trato a los clientes apoyándose en sus habilidades comerciales. Transmitir confianza, claridad y respeto a la vez que comprenden a la perfección las necesidades que transmite es básico para que el resultado sea exactamente como estaba programado.
En todas las profesiones la experiencia es un grado, pero a la hora de organizar eventos, esta es fundamental para conocer a los mejores proveedores, lograr adelantarse a determinadas situaciones, evitar cometer errores y, en definitiva, ofrecer el mejor servicio a los clientes.
El equipo de profesionales de BCD Meetings & Events logrará convertir cada evento en una experiencia única. ¡Escríbenos y te ayudaremos a conseguirlo!
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